Una solicitud comercial puede perderse entre un formulario, una conversación y una hoja de cálculo. Antes de incorporar IA, describe qué información debe quedar registrada, quién toma la siguiente decisión y cómo se comprueba que el seguimiento se ha realizado. El objetivo del primer proceso es dejar trabajo verificable; aumentar las ventas es un resultado que habrá que medir.
Del contacto a una oportunidad revisable#
Un flujo propuesto puede recibir una consulta, comprobar los campos necesarios, preparar una ficha en el CRM y asignar una tarea. La empresa define qué significa una oportunidad cualificada: necesidad identificada, encaje con el servicio y una siguiente acción aceptada. Un clic o una conversación iniciada no equivalen a una venta.
No conviene que el agente deduzca presupuesto, intención o tamaño de empresa como si fueran hechos confirmados. Los campos desconocidos deben seguir siendo desconocidos, con una pregunta o tarea para completarlos.
Acciones y límites del agente#
- Consultar servicios y condiciones aprobadas.
- Preparar el resumen de una conversación y una tarea de seguimiento.
- Crear o actualizar registros solo con permisos y validaciones comprobados.
- Pedir aprobación para propuestas, descuentos o compromisos no autorizados.
- Derivar consultas de empleo y solicitudes que no correspondan a contratación.
La agenda necesita comprobar disponibilidad y confirmación; proponer un horario no demuestra que exista una reunión reservada. Los reintentos deben evitar duplicar fichas o enviar el mismo seguimiento varias veces.
Medir calidad antes de ampliar volumen#
Compara solicitudes del mismo canal y periodo. Mide tiempo hasta la respuesta, fichas completas, conversaciones cualificadas, reuniones celebradas y propuestas. Registra también correcciones, contactos duplicados y trabajo de supervisión. Una mejora de actividad no acredita por sí sola un aumento de ventas.
Datos y puesta en marcha#
Delimita los datos necesarios, accesos, conservación y responsabilidades. La base jurídica y las comunicaciones comerciales requieren revisión según el tratamiento; no se presupone que el consentimiento sea la única base posible. La AEPD reúne recursos sobre IA y protección de datos.
Empieza con ejemplos de consulta, una herramienta de destino y criterios de aceptación. El calendario y los costes dependen de las conexiones y del alcance acordado. Definir un proceso comercial.